Fliegen als Gruppe
mit vielen Personen sicher ans Ziel kommen

Planen Sie eine Kegeltour, eine fröhliche Reise zum Saisonabschluss mit dem Fußballteam oder einen Urlaub mit der Großfamilie? Oder geht es auf Klassenfahrt oder zu einem Auftritt mit dem Kirchenchor? Eine Reise für größere Gruppen zu organisieren, ist gar nicht so einfach. Falls Sie dabei auch noch in die Ferne schweifen und Ihr Reiseziel mit dem Flugzeug ansteuern wollen, gibt es noch mehr Punkte, die Sie bei der Vorbereitung beachten sollten. Damit Sie und Ihre Reisegruppe möglichst entspannt und auch gemeinsam ans Ziel gelangen, haben wir hier einige Tipps zusammengestellt.
Inhaltsverzeichnis

Was Sie vo der Buchung erledigen sollten

Je mehr Menschen eine gemeinsame Reise machen wollen, desto mehr verschiedene Meinungen gibt es in der Regel. Klären Sie daher unbedingt im Vorfeld verbindlich sämtliche Rahmenbedingungen, damit alle Teilnehmer später zufrieden sind. Beziehen Sie sämtliche Wünsche der Reiseteilnehmer in die Planungen ein und kontrollieren, welche Punkte tatsächlich umgesetzt werden können. Am besten setzen Sie sich mit den Mitreisenden zusammen und besprechen die Planung. Mit unserer Checkliste decken Sie wichtige Punkte ab. Diese Fragen sollten unbedingt im Vorfeld geklärt werden:

  • Wer ist für die Buchung zuständig?
  • Wohin soll die Reise gehen?
  • Wie lange soll die Reise dauern?
  • Welche Daten kommen in Frage?
  • Welche Abflughäfen kommen in Frage?
  • Welches Budget steht für die Reise zur Verfügung?
  • Sagen alle Teilnehmer verbindlich zu?

Haben Sie alle Themen geklärt, dann beginnt der Kampf um die besten Konditionen, denn Preise und Flugzeiten variieren stark. Besonders bei den beliebten Flugzielen konkurrieren die Airlines häufig mit Schnäppchenpreisen und mehreren Verbindungen am Tag.

So geht die Gruppenbuchung reibungslos vonstatten

Reisebuchung
Eine gewissenhafte Vorbereitung erweist sich der Buchung als hilfreich.

Bereiten Sie sich optimal auf den Buchungsvorgang vor. Hilfreich ist dabei eine Liste auf der die Personenzahl, die möglichen Abflughäfen, das Reiseziel sowie die in Frage kommenden Daten notiert sind. Jetzt kommt unsere praktische Flugsuche von Flüge.de ins Spiel. Geben Sie die relevanten Daten in die Suchmaske ein und lassen sich die möglichen Verbindungen und Preise anzeigen. Sind Sie zeitlich flexibel, überprüfen Sie, an welchen Tagen es die preiswertesten Flüge gibt.

Damit Sie auch die günstigsten Konditionen finden, prüfen Sie zunächst, wie teuer die Verbindung für eine Person ist. Manche Fluggesellschaften bieten nämlich nur ein begrenzte Anzahl Tickets zum Sparpreis an. Möchten Sie sich ein größeres Ticketkontingent sichern, werden Ihnen diese günstigen Konditionen häufig gar nicht angezeigt. Checken Sie also die Verfügbarkeit von Schnäppchentickets und buchen einige Flüge zum Vorzugspreis. Für die gesamte Gruppe ergibt sich damit möglicherweise ein deutlich geringerer Gesamtpreis, der auf alle umgelegt werden kann.

Ist Ihre Reisegruppe sehr groß, lässt sich die Buchung in der Regel sowieso nicht in einem Rutsch erledigen. Häufig ist die Gruppengröße bei einer Onlinebuchung nämlich auf eine Höchstzahl von 9 Personen beschränkt. Der Ticketkauf am PC muss also in mehreren Schritten erfolgen, wenn die Zahl der Reiseteilnehmer größer ist. Falls Sie befürchten, dass das Flugzeug voll ist, bevor Sie alle Gruppenmitglieder eingebucht haben, können Sie sich aber auch mit der ausgewählten Airline direkt in Verbindung setzen. Lufthansa, Eurowings & Co. bieten Ihnen nämlich Unterstützung bei der Buchung von Gruppenflügen an. Profitieren Sie hier von den besonderen Bedingungen, die größeren Reisegruppen von 10 Personen und mehr eingeräumt werden. Mehr als 100 Personen werden von den Fluggesellschaften in der Regel nicht für eine Gruppenbuchung zugelassen. Das sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie für einen besonders großen Verein eine Reise planen.

Jede Airline hat eigene Bedingungen bei Gruppenbuchungen

Check-in am Flughafen
Check-in am Flughafen.

Schulklassen, Sportvereine oder der Kirchenchor bestehen in der Regel aus mehr als 9 Teilnehmern. Damit auch große Gruppen bequem reisen können, bieten die Fluggesellschaften einige Erleichterungen bei der Buchung. Auf der Website der meisten Airlines finden Sie Formulare für Gruppenbuchungen. Hier können Sie unverbindlich anfragen. Das Angebot behält dann in der Regel für wenige Tage seine Gültigkeit. Mit ein bisschen Glück bekommen Sie sogar eine Ermäßigung auf den Flugpreis, wenn Sie für viele Personen buchen möchten.

Eurowings reserviert auf ausgewählten Strecken beispielsweise das Angebot unverbindlich für 7 Tage, sodass die Konditionen in der Gruppe noch einmal detailliert besprochen werden können. Namensänderungen und –meldungen sind sogar bis zu 4 Tage vor dem Abflug noch möglich und 10 Prozent der gebuchten Passagiere können bis zu einem Monat vor Abreise storniert werden.

Bei der Lufthansa sind 30 Prozent der Gruppe bis zur Ausstellung der Reisedokumente (14 Tage vor Abflug) kostenlos stornierbar – solange die Mindestgruppengröße von 10 Personen eingehalten wird. Bei Ryanair muss die Gruppe aus mindestens 20 Personen bestehen, damit die Bedingungen für eine Gruppenbuchung erfüllt sind. Zudem müssen 50 Prozent der Passagiere bis zur Hälfte der Zeit zwischen Buchungszeitpunkt und Abflugdatum namentlich bekanntgegeben werden. Die restlichen Namen müssen erst 14 Tage vor dem Abreisedatum genannt werden.

Prüfen Sie also bei der gewählten Fluggesellschaft, welche Sonderregelungen es gibt. Allgemeingültige Standards gibt es hier nämlich nicht. Notieren Sie sich bei der Buchung unbedingt, bis zu welchen Daten noch kostenlose Namensänderungen und Stornierungen durchgeführt werden können. Achten Sie darauf, dass Sie keine wichtigen Termine verpassen und alle erforderlichen Angaben fristgerecht bei der Airline machen. So vermeiden Sie unnötige Kosten und Ärger.

Hinweise für einen entspannten Check-in

Hat man Ihnen die Verantwortung für die Gruppenbuchung übertragen, dann ist die Sicherung der Tickets sicherlich nicht Ihre einzige Aufgabe. Kurz vor dem Abflug wird es daher noch einmal spannend für Sie, denn es gibt noch einiges zu erledigen.

Möchten Sie den Check-in schon am Vortag vornehmen, damit am Flughafen nur noch das Gepäck aufgegeben werden muss? Dann erstellen Sie eine Liste mit den Namen aller Mitreisenden. Achten Sie dabei darauf, dass die Namen komplett mit den Namen in den Ausweisdokumenten übereinstimmen. Sie sollten auch die Geburtsdaten sowie das Ablaufdatum von Ausweis oder Reisepass und die Ausweis- bzw. Passnummer bereithalten, damit Sie alle Pflichtfelder zuverlässig ausfüllen können. Erinnern Sie die Gruppenmitglieder daran, dass die im Vorfeld angegebenen Ausweisdokumente unbedingt mitgeführt werden müssen. Beachten Sie, dass bei einigen Reisezielen ein Reisepass zwingend erforderlich ist und manchmal auch ein Visum benötigt wird.

Haben Sie bei der Buchung bereits Sitzplatzreservierungen vorgenommen, dann können Sie sich beim Check-in recht entspannt zurücklehnen. Doch vielleicht wollten sie die zusätzlichen Gebühren für die Reservierung der Plätze sparen – bei großen Gruppen geht es dabei ja um eine Menge Geld. Beim Online Check-in müssen Sie dann möglicherweise die passenden Plätze für jeden Mitreisenden auswählen. Aber Achtung: manchmal hat die Airline schon automatisch Plätze vergeben, möchten Sie Änderungen vornehmen wird das häufig kostenpflichtig. Überlegen Sie also gut, ob sich der Aufpreis lohnt. Gerade bei kürzeren Flügen ist es ja vielleicht nicht ganz so wichtig, ob man neben seinem Lieblingsmitreisenden sitzt. Bei Langstreckenflügen sieht das sicherlich ein bisschen anders aus. Hier sollten Sie dann im Vorfeld klären, wer neben wem sitzen möchte.

Handgepäck, Kontrollen & Co. – Haben Sie an alles gedacht?

Fliegen als Gruppe
Sind alle Unklarheiten beseitigt, steht dem gemeinsamen Urlaub als Gruppe nichts mehr im Wege.

Die organisatorischen Aufgaben sind erledigt? Dann können Sie als “Reiseleiter” zur Kür übergehen und Ihrer Gruppe die Reise mit ein paar Details versüßen. Teilnehmer, die noch über wenig Reiseerfahrung verfügen oder vielleicht sogar noch nie geflogen sind, freuen sich bestimmt über Ihre Tipps. Klären Sie daher alle Fragen rund ums Handgepäck. Hier müssen ja Gewichtsgrenzen und Größe sowie Flüssigkeitsmengen beachtet werden. So gibt es bei der Sicherheitskontrolle keine Probleme.

Trotzdem sollten sie ausreichend Zeit für die Sicherheitskontrolle einplanen. Gerade zu Stoßzeiten kann es hier zu langen Warteschlangen kommen und es dauert dann, bis eine große Gruppe komplett abgefertigt ist. Bei frühzeitigem Erscheinen am Flughafen kommen Sie dann mit allen Teilnehmern entspannt am Gate an.

Haben Sie einen Flug, bei dem die Passagiere kostenlose Verpflegung bekommen? Dann fragen Sie Ihre Mitreisenden schon vor der Buchung nach besonderen Wünschen. Sind Vegetarier dabei oder gibt es Allergien? Die meisten Fluggesellschaften können auf diese besonderen Anforderungen eingehen, wenn Sie bereits bei der Buchung informiert werden. So sorgen Sie dafür, dass alle Reiseteilnehmer zufrieden sind.

Damit die geplante Gruppenreise auch ein voller Erfolg wird, gibt es also einige Punkte, die Sie als Organisator unbedingt bei der Planung beachten sollten. Besonders wichtig ist es, dass Sie vor der Buchung alle relevanten Informationen sammeln und griffbereit haben. Mit ein bisschen Vorbereitung sorgen Sie dafür, dass der Kegelclub, Fußballverein oder sogar eine ganze Schulklasse problemlos und möglichst entspannt mit dem Flugzeug ans gewünschte Ziel kommt.